[opinião] Desafio das Comunicações Organizacionais em Tempos de Trabalho Remoto (e quando sairmos dele!)

Se comunicar no meio corporativo sempre foi um desafio para mim.

Ainda é na verdade, afinal é uma necessidade diária em qualquer profissão e os desafios indexados a ela mudam constantemente.

Novas pessoas, novos empregos e novas profissões, e com todas elas novos desafios em conseguir se comunicar eficientemente.

O receptor da mensagem muda constantemente.

Quando você precisa informar dados, posições ou repassar tarefas, é muito importante entender quem é o receptor da sua mensagem, ou quem são os receptores no caso de projetos com várias partes interessadas.

Não que você precise agradar os olhos de todos envolvidos, mas é extremamente importante que você entenda o papel da boa comunicação no meio organizacional e o dever de todo profissional em se preocupar com todos os receptores da sua mensagem.

Ao falar em comunicação não estou me referindo apenas a parte oral, mas também a mensagem escrita que pode vir em forma de: e-mail, comunicado, quadro de aviso ou relatórios de reporte.

Atualmente existem muitas ferramentas de comunicação no seu dia a dia organizacional e elas se multiplicam a cada nova tecnologia que surge, mas o mais importante é que essas mensagens precisam estar livres de: má interpretação, ruídos ou direcionadas a pessoas totalmente desnecessárias para o assunto em questão.

Suzanne Zale, diretora de operações da Hewlett-Packard, enfatizou:

Com qualquer projeto global, as comunicações se tornam mais complexas e exigirão muito mais planejamento antecipado. Todos os que precisam aderir precisam ser identificados logo no início. A fim de promover assuntos existentes, especialistas familiarizados com a cultura local e fornecedores, a necessidade de equipes virtuais se torna mais óbvia. Isso aumenta a dificuldade de comunicações eficientes. O mecanismo de comunicação também pode mudar drasticamente. Conversas ou reuniões face a face tornam-se mais difíceis. Tendemos a depender fortemente de comunicações eletrônicas, como vídeo e teleconferências e correio eletrônico. O formato das comunicações precisa ser padronizado e compreendido antecipadamente, de modo que as informações possam ser enviadas rapidamente. As comunicações também levarão mais tempo e exigirão mais esforços devido a diferenças culturais e de fusos horários.

Para qualquer projeto global, a estrutura organizacional precisa ser claramente definida para minimizar qualquer possível mal-entendido. É melhor ter uma definição bem clara do gráfico organizacional e seus papéis e responsabilidades. Qualquer incentivo à motivação também precisa considerar diferenças culturais. Os direcionadores e valores de diferentes culturas podem variar substancialmente.

Em tempos de home office a necessidade de uma comunicação de qualidade se tornou mais do que imprescindível, se tornou obrigatória!

A quantidade de reuniões via vídeo e ligações podem ser drasticamente reduzidas se você consegue redigir bons e-mails e direcionar corretamente as demandas entre os envolvidos.

Ninguém gosta de informações pela metade, ou sentir que outro profissional não se preocupa com as suas necessidades organizacionais.

Todas as partes interessadas precisam ser atendidas, e caso não sejam, elas terão dúvidas. e todas essas dúvidas irão retornar a você.

É importante entender que nem todo mundo entende os termos específicos do que você faz, ou até mesmo as particularidades do seu trabalho, então quando você se comunica com essas pessoas precisa entender como tratar das informações que você envia.

Existe ruído em duas partes do caminho da mensagem, a que o receptor cria ao decodificar sua mensagem e a que você gera ao decodificar o feedback do receptor!

Emissor >> Mensagem >> Ruído >> Receptor >> Feedback >> Ruído >> Emissor

Você com certeza já passou por uma reunião “forense”.

Uma reunião de equipe “forense” é uma reunião marcada para durar 30 minutos mas que, na verdade, dura mais de três horas. As reuniões “forenses” são criadas quando os heads das áreas interferem nas atividades rotineiras de trabalho por que não receberam a quantidade suficiente de informações.

As equipes são as primeiras a criticar reuniões longas, mas não dão importância na forma como disparam suas demandas todos os dias.

Não atuam como agentes facilitadores.

Mesmo os profissionais mais experientes caem nessa armadilha quando apresentam à gerência informações com as quais ela não deveria precisar lidar.

Tais situações são um convite ao desastre.

Os 5 C’s da Mensagem Falada e Escrita

Os 5 C’s da comunicação falada e escrita são direcionados para gerar clareza na troca de informações e diminuir a quantidade de ruídos entre emissor e receptor.

Eles foram apresentados na obra: “Gestão de Projetos: As Melhores Práticas” de Arnold Kerzner.

A sensação que tenho é que por mais que avancemos em idade, qualificação profissional e maturidade, ainda temos que trabalhar muito a comunicação.

É um desafio constante e em constante transformação.

Cada pessoa tem suas próprias dificuldades em lidar com certos tipos de informação, talvez seja o momento de se criar mais empatia para com quem direcionamos nossas comunicações não é mesmo?

Grande Abraço!