Certa vez Henry Ford disse:
“O passado serve para evidenciar as nossas falhas e dar-nos indicações para o progresso do futuro.”
Eu acho essa citação muito poderosa pois ela mostra um pouco do que passamos no dia a dia em várias situações no trabalho.
Não somente no trabalho, mas em diversas áreas da nossa vida.
Você consegue se identificar com isso?
No dia a dia trabalhando pelos nossos objetivos nos deparamos com muitos obstáculos e dificuldades, e muitos desses obstáculos surgem em processos anteriores, ou seja, vindos de outro setor ou de um profissional antigo.
O trabalho organizado em setores funciona como uma esteira, uma linha de produção.
A mesma linha de produção que Henry Ford criou em 1913 em sua fábrica, revolucionando o modelo de produção e consumo da forma como o conhecemos.
O raciocínio é muito simples: o material segue um caminho fixo dentro da linha de produção passando por todos os setores responsáveis em torná-lo um produto final.
Tudo isso de forma sequencial e contínua.
Os tempos mudaram mas olhando dentro das empresas (sejam elas de produção ou não) essa “esteira” ainda existe.
São os processos.
Eles se iniciam de alguma forma em um setor específico, e vão andando pelos setores de forma sequencial. Cada um agregando a sua responsabilidade e dando sequência ao trabalho.
Processos que agregam receitas:
Pode ser uma proposta de venda que foi iniciada pelo setor comercial, em seguida encaminhada ao setor de cadastro/cobrança para avaliar esse novo cliente e aprovar a venda, para enfim seguir para o faturamento para ser faturada e assim por diante.
Esse é um tipo de processo que agrega receita a companhia, será convertido em monetização.
Processos que agregam despesas:
Para existir um fator gerador de receitas, é necessário existir na outra extremidade um fator gerador de despesas.
Não existem recebimentos de negócios, vendas ou serviços que não gerem custos.
Toda receita precisa de custos para ser efetivada, eles podem ser variáveis ou fixos.
Esses processos podem ir de uma compra de equipamento até um orçamento para uma campanha de publicidade.
Você consegue imaginar por quantos profissionais diferentes o mesmo processo passa?
Desde o momento que se inicia até sua finalização são muitos profissionais de diferentes áreas que trabalham nesses processos.
É como a brincadeira do telefone sem fio, a frase dita para o primeiro da linha dificilmente é a mesma que o último da linha irá entender.
Então você já pode esperar que alguns obstáculos e ruídos apareçam enquanto o processo está na sua mão. E eles podem vir do setor onde ele estava antes ou você mesmo pode mandar ao próximo setor com algum erro ou inconformidade.
São inúmeras pequenas e grandes coisas que podem gerar dores de cabeça e atrasos no dia a dia operacional.
Listei aqui cinco maneiras que podem te ajudar a fortalecer a linha de processos da sua empresa:
#1 Treinamentos e Reuniões devem ser Eventos Fixos:
Encontros de filiais e departamentos para reuniões, palestras ou treinamentos devem ser parte da agenda.
Um treinamento, uma integração de novos profissionais ou uma reunião para reportar status dos negócios podem ser extremamente produtivas e evitar muitos problemas operacionais ou de expectativas que um profissional tenha com os seus colegas.
É extremamente necessário que esses encontros aconteçam para que pequenos furos no processo já sejam discutidos, e não sendo empurrados ou consertados pelo caminho.
Saliento aqui a importância do ALINHAMENTO periódico.
É extremamente benéfico considerar um encontro ao mês entre setores que se inter-relacionam para fortalecer relações e definir processos sólidos.
#2 Todos Precisam Conhecer Onde seu Erro Impacta:
Muitos nem sabem o que seu erro ou falta de atenção pode causar no futuro.
É muito importante que seja definido como parte do treinamento de novos funcionários mostrar qual a linha sequencial que um processo segue, e o que custaria um erro nessa linha.
Evidenciar quais pessoas terão acesso depois que o processo saí das mãos de um setor e passa para o próximo.
É preciso deixar MUITO claro o que acontece quando alguém deixa de fazer uma tarefa importante.
Enquanto ninguém souber como é o trabalho do colega na linha sequencial não irá se importar em revisar as coisas antes de enviar.
#3 Qual a Prioridade na Cultura Organizacional?
Existem empresas onde se nota que o atendimento impecável é uma prioridade, bem como a satisfação total dos clientes.
Já em outras percebe-se que o lucro e aumento de faturamento são a prioridade máxima e tanto faz os níveis de satisfação pós-venda.
Esse tipo de comportamento define muito como as tarefas serão executadas pelos profissionais desta empresa, uma vez que eles irão se ajustar ao fit cultural da companhia.
Quando a companhia está focada em lucrar, pressiona muito à linha de frente – os que atendem e finalizam as vendas, que por sua vez para conseguir atender essa expectativa acabam perdendo qualidade em outras áreas do trabalho:
- Fechamento correto das vendas;
- Análise do perfil do consumidor;
- Entrega rápida, meios de devolução ou garantia contra defeitos;
- Consulta a órgãos de proteção ao crédito e assim por diante.
Esse tipo de pressão também acaba sendo a grande justificativa para poder errar.
“Eu sei que mandei errado mas precisamos vender!”
Pode parecer exagerado mas o foco da empresa diz muito com relação a como seus processos serão seguidos pelos funcionários.
#4 Equipe muito Engessada:
É obrigação dos profissionais hierarquicamente mais altos buscar formas de tomar decisões sólidas, e fazer a diretoria entender como funcionam os seus processos.
Mas não é isso que acontece.
Na verdade muitos gestores tem receio de levar questões a diretoria e acabam engessando a equipe na falta de decisões e pedido por mais recursos.
Uma diretoria que faz demasiada pressão somada a uma gerência receosa só pode resultar em uma equipe de péssimos resultados, atrasos, conflitos e alta rotatividade.
É o ambiente perfeito ao fracasso.
#5 A Sequência está Correta?
As vezes o processo existe a tempo demais para ter sido questionado, ele pode estar sendo feito assim desde sempre porque nunca ninguém parou para revisá-lo.
Será que esse processo está seguindo uma linha correta?
O que poderia ser melhorado nesse processo?
O que poderia mudar para esse processo ser mais assertivo?
São inúmeras possibilidades que só são claras com uma pequena análise por parte da equipe.
Os processos periodicamente precisam de revisão, uma inversão da linha sequencial a ser seguida.
Pode ser bem mais simples do que você imagina!
Em resumo: identifique em qual padrão a cultura organizacional do seu negócio se encaixa.
E comece a achar mais padrões no decorrer dos processos que mais atrapalham, os que mais demandam tempo.
A única forma de fortalecer seus processos com excelência é criando um ambiente de TOTAL comunicação, comunicação entre setores e também comunicação entre gerência e diretoria.
Siga a linha do processo problemático.
Acompanhe o rumo dela por um momento.
Reúna-se com todos os pontos por onde o processo passou e entenda onde ele trava.
Não existe necessidade de criar um conflito ou formalizar isso como um “puxão de orelha” no setor problemático.
Uma reunião para melhorar processos funciona muito melhor que uma reunião para falar de erros e chamar a atenção com ameaças.
