O retrabalho é o nome que se dá ao ato de refazer algo que já havia sido feito anteriormente.
É a ação que faz um produto inadequado tornar-se adequado.
O retrabalho está a nossa volta em todas as áreas do nosso cotidiano seja nas tarefas domésticas, na organização dos nossos itens pessoais, na hora de cozinhar, de cuidar das finanças e especialmente no nosso trabalho.
Num cenário ideal dentro de uma organização haveria um profissional para cuidar de uma tarefa ou um grupo delas, mas o que acontece no mundo dominado pela reengenharia e orçamentos apertados é termos um mesmo colaborador executando mais de uma tarefa ao mesmo tempo, e, muitas vezes, tarefas de diferentes níveis de dificuldade e atuação.
Se você não tem um negócio que leve em conta a gestão do tempo de forma eficiente então os processos e os trabalhos operacionais simplesmente vão sendo “encaixados” e distribuídos entre os setores de forma não planejada.
No caso de pequenas e médias empresas essa situação fica muito mais acentuada.
Geralmente são poucas pessoas (ou somente o próprio empreendedor) cuidando de todos os assuntos da forma que achar mais viável.
A gestão eficiente do tempo não é somente voltada ao aumento da eficiência e economia de tempo ela pode ser aplicada de uma maneira que evite gastos desnecessários de recursos, gastos financeiros ou mesmo do capital humano.
O retrabalho gera muitos problemas no ambiente:
- Procedimentos Inadequados
- Atrasos
- Conflitos com outros setores
- Má impressão do cliente
- Gastos Desnecessários
- Falta de Produtividade
- Falta de entrosamento entre os envolvidos
Parece um assunto tão sem importância mas não é verdade!
A verdade é que você nem percebe mais como o retrabalho está presente na sua vida profissional, mas todos os dias você deve ter contato com ele, muitas vezes.
É o processo que chega no setor contábil ou de controladoria e lá eles precisam recusar pois encontram erros nos documentos, ou o gestor de finanças precisa compor seu fluxo de caixa mas não tem acesso aos dados corretos, isso faz com que o mesmo trabalho, o mesmo documento (pode ser uma simples nota fiscal) tenha que ir e voltar diversas vezes para os mesmos lugares.
E seguir toda linha de volta!
Não, isso não é normal.
Não, isso não faz parte da vida profissional.
E SIM, isso pode e DEVE ser combatido, deve ser motivo de reunião, de treinamentos.
Você precisa conseguir enxergar como o processo do retrabalho causa transtornos e onde você colabora para alimentar ele.
#1 Não Ache que só você é Capaz
Conheci um empresário muito experiente quando iniciei na área financeira, ele dizia para mim:
“De pessoas insubstituíveis os cemitérios estão cheios”.
Essa frase me marcou muito.
Porque o ambiente onde trabalhávamos era composto por massiva maioria de colaboradores antigos, com muitos anos de casa.
E quase todos eles adotavam uma postura de serem indispensáveis e que jamais seriam substituídos.
Pessoas mais jovens e com menos bagagem no mercado também tem capacidade de agregar com novas ideias, novos processos ou até mesmo facilitar a organização.
Não podem ser vistos como inexperientes somente.
Adotar a postura de ser o único capaz de fazer aquele trabalho e de ser o melhor pode ser muito prejudicial para os negócios, ter somente uma visão e uma forma de fazer as coisas não é benefício para a empresa, pode ser benéfico somente para o ego do colaborador que executa desta maneira.
Dividir as tarefas, buscar opiniões, consultar mais jovens e mais velhos é o que agrega qualidade ao seu trabalho.
É o ÚNICO caminho que impede o retrabalho e impede o surgimento de erros.
O ambiente que agrega desenvolvimento é o que tem integração e troca de experiências entre as pessoas.
#2 Tenha um Planejamento para os Processos
Um planejamento não quer dizer somente ter um plano financeiro, ter um plano de expansão, de marketing ou de novos produtos.
Planejamento pode ser feito até para as pequenas atividades do dia a dia operacional, pode ser usado para vários motivos sejam eles grandes ou pequenos, novos ou corriqueiros.
Para poder vender, para poder prestar o serviço ou atender seus clientes são necessários diversos métodos, controles, formas de se administrar internas.
E é isso que pode ser planejado!
Pensar em formas de não deixar o processo furar, perder informações importantes, a forma como o cliente poderia ter sido trabalhado, etc, sempre existirão possibilidades de fortalecimento dos processos.
Planejar a produção diminui o tempo de execução.
Isso não se aplica somente a uma indústria podemos trazer esse pensamento para a linha de produção administrativa ou de prestação de serviços.
A falta de planejamento causa lentidão, que causa retrabalho em certas tarefas.
Ter um planejamento, um plano de ação para as tarefas, evita erros e evidencia o que precisa ser feito e para quando precisa estar feito.
As etapas precisam ser pensadas antecipadamente e com uma comunicação eficiente entre os envolvidos.
#3 Saiba Entender as Prioridades
Você já deve ter tido contato com gestores que simplesmente ignoram as tarefas importantes do dia, ignoram a necessidade de ser mais eficientes em autorizar as tarefas para que a equipe possa seguir seu dia com maior produtividade.
Muitos gestores não entendem as prioridades operacionais e não atendem à demanda da própria equipe causando insatisfação e atrasos.
São dessas prioridades que serão extraídas as informações mais relevantes que esses gestores irão precisar futuramente para compor reportes e apresentações de resultado.
Se existir um plano de ação para todas as tarefas e processos então será possível evoluir um pouco mais e criar um ranking dessas tarefas por ordem de prioridade.
Nada é mais importante que atender o cliente, que resolver uma pendência com clientes e fornecedores, esse tipo de assunto não pode esperar pelo bom humor de ninguém!
#4 Automatize, Modernize-se
Quando a gente fala em automatização muitos profissionais mais conservadores já pensam logo em sistemas complicados e custos altos de implementação.
Mas não é assim que funciona mais, hoje diversas startups estão fazendo uma verdadeira revolução no atendimento segmentado e focado de cada área.
Criam-se mais oportunidades de soluções e ferramentas para quem não é tão grande no mercado mas precisa agir como os grandes players.
Então vem empresas de tecnologia e criam softwares online ou de preço acessível, com menos módulos e burocracias para atender com precisão os menores do mercado.
Até mesmo aplicativos de computador, celular e planilhas eletrônicas bem trabalhadas estão fazendo verdadeiros milagres na análise de dados de empresas.
Não tenha receio de migrar ou testar alguns deles.
Podem não te atender em todos os segmentos do seu negócio, mas não tem problema. Quanto mais setores do negócio estiverem eficientes em controle e informação a ordem natural é que isso fortaleça a empresa como um todo.
O investimento em boas máquinas e equipamentos melhores sempre irão gerar retornos positivos.
Nunca subestime isso.
